„Napirendi ” összeállítása, rendezvény jellegének ("majális", fogadás, gyűlés) meghatározása
Időpont megválasztása
Parkolási-, étkezési-, szállás-, esetleg szórakozási lehetőség
Megközelíthetőség pontos leírása
Hely. nap/eső védett, Ülőhely (szék, pad, sátor, pavilon, pokróc)
Lebonyolítás
A rendezvényen részt vevő emberek fogadása, elhelyezése (ha van rá igény)
A napirendben szereplő program megvalósítása
Szünet (ez alatt kérdőíviikitöltetése, lehetőség személyes beszélgetésreiii étkezés)
Felmerült kérdések megvitatása
Fakultatív program
buli
strand
stb
Értékelés
A rendezvényen részt vevők által kitöltött kérdőívek feldolgozása. A kapott eredmények értékelése.
További hirdetések
Jelentkezők. hányan-, honnan-, mikor-, milyen közlekedési eszközzel érkeznek és távoznak?
Ezekről értesítés küldése MINDENKINEK min. 3 munka nappal a rendezvény előtt.
Napirendről értesítés előre v. a helyszínen. (Nyomtatvány?)
Kérdőívet, s ha van nyomtatott napirendet kiosztani.
Feltétlenül kell kérdőív, ha más nem, akkor egy üres cetli és néhány íróeszköz.
II
V
Vélemények, elérhetőség!
Kapcsolattartás: részt vevők ismételt megkeresése, az értékelés eredményeinek ismertetése
i Napirend:
Bemutatkozás: Ki-, mit-, milyen céllal szervez? Mik a konkrét elképzelései? Mit tesz/tett ennek eléréséért, s mit vár a többiektől?
Felmerülő kérdések megvitatása.
Kapcsolattartás módja. ( Tel., fax, e-mail, posta, postafiók, honlap, „hagyományos”, vagy elektronikus hírlevél, TXT.)
iiKérdőív:
Ki-, honnét jött, mit várt a rendezvénytől, milyen konkrét ötlettel, - javaslattal, - kérdéssel jött?
Választ kapott- e ezekre?
Mit tartott a megbeszélt dolgok (napirend pontjai közül jónak, időszerűnek, érdekesnek, s mit nem,
Mit tartott a szervezésben jónak/ rossznak,
Igényel- e a továbbiakban tájékoztatást, s ha igen, mi módon (lsd..:kapcsotattartás módjai).
Részt kíván- e venni a további munkákban, s ha igen, hol és hogyan,
Egyéb: Bármi, amit fontosnak tart.
A kérdőív lehet üres papír is. Azt nehezebb összesíteni, de nagyobb teret ad az egyéni gondolatok, érzések kifejezésének. U. ez talán érvényes a kérdőív Egyéb pontjára is, ami lehet a kérdőív üres hátlapja is.
iiiA legjobb ötletek ilyenkor születnek.